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电子版体系文件管理流程图

体系文件电子版管理流程图 流程图名称:体系文件电子版管理流程图 VQO004009 流程图编号 拟订单位: 财务部 流程图符号 编号 工作内容 发行日 期 执行日 期 审核 负责部 门 研发部; 采购部; 生产部; 质量部; 人事部; 研发部; 采购部; 生产部; 质量部; 人事部; 2010-4-11 修改日期 2010-4-15 版本:01 核准 协助部门 工作纲要说明 各部门在归档文件时,按文件资料控制程序将电子版本 和纸版本同时提交给信息中心,须先把体系文件上传 到PDM文件管理系统,经过指定的审核程序,此文件由 工作区发布到发布区。信心中心按程序进行将文件转 化PDF并保存,同时将纸版本下发给相关部门. 各部门在需要修改电子版体系文件时,如果此文件在 工作区未经发布并未提交审核,各文件的创建人可以 修改;如果文件一经发布,必须经过指定的文件修改 审批程序才可以从发布区调回工作区,进行修改。修 改后的文件归档和发布按上面程序进行;并根据实际情 况进行收回旧版本的文件; 各个部门在进行更新文件的同时对旧版本文件的处理 进行规定, 处理方式主要有;作废, 存档参考两种;信 息中心根据相关部门的文件更改通知单上的要求进行 对旧文件进行处理; 如参考的:盖参考章并存档,作废 的文件,使用碎纸机进行粉碎报废; 各部门在需要删除 电子版体系文件时,如果此文件在工作区未经发布并 未提交审核,各文件的创建人可以删除;如果文件一 经发布,必须经过指定的文件销毁审批程序才可以从 发布区调回工作区,进行删除。针对服务器上的PDF版 本的电子文件,信息中心进行删除处理,(作为参考作用 的旧文件只留纸版本). 财务部负责PDM系统管理,为各部门使用人设置使用权 限,保证文件的安全,不被拷贝,不丢失。PDM系统的 存档文件都已进行加密;财务部每天对数据进行备份 并带离办公区域。定期对系统文件杀毒--防毒软件,具 体系统管理参考计算机管理制度. 参考标准 使用表单 考核参数 流程图发行管制

1

体系文件电子版 归档

财务部

文件和资料控制 程序;PDM操作 简明指导书; 文件归档单 PDM用户管理手 册 文件和资料控制 程序;PDM操作 文件更改通 简明指导书; 知单 PDM用户管理手 册

2

体系文件电子版 修改

财务部

3

体系文件电子版 删除

研发部; 采购部; 生产部; 质量部; 人事部;

财务部

文件和资料控制 程序;PDM操作 作废文件销 简明指导书; 毁申请表 PDM用户管理手 册

体系文件电子版 管理和维护

财务部

财务部

文件和资料控制 程序;PDM操作 文件备份记 简明指导书; 录表 PDM用户管理手 册, 计算机管理 制度

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